Facebook und Instagram mit StaySend verbinden

Verbinden Sie Ihre Hotelkonten selbst und bearbeiten Sie Gastnachrichten anschließend in der StaySend-Inbox.

Hier finden Sie die Funktion: Hotel-Einstellungen → Facebook & Instagram

Vor dem Verbinden

  • Das Modul „Facebook & Instagram“ muss für Ihr Hotel freigeschaltet sein. Die zentrale Meta-App wird vom StaySend-Betreiber eingerichtet und betrieben.
  • Sie benötigen eine Facebook-Seite Ihres Hotels. Melden Sie sich mit dem Facebook-Konto an, das die Seite verwaltet und ausreichende Rechte für Nachrichten sowie die Verbindung besitzt.
  • Für Instagram benötigen Sie ein professionelles Konto (Business oder Creator), das mit dieser Facebook-Seite verbunden ist. Ein privates Instagram-Konto reicht für diese Anbindung nicht aus.
  • Pro Hotel kann eine Facebook-Seite mit dem verbundenen Instagram-Konto ausgewählt werden. Die Konten dürfen nicht bereits einem anderen StaySend-Hotel zugeordnet sein.

Schritt für Schritt einrichten

  1. Melden Sie sich in Ihrem StaySend-Hotelkonto an und öffnen Sie „Hotel-Einstellungen → Facebook & Instagram“.
  2. Klicken Sie auf „Mit Meta verbinden“. Wenn die Schaltfläche deaktiviert ist, lesen Sie den Hinweis unter „Wenn die Verbindung nicht startet“.
  3. Melden Sie sich im Facebook-Login mit Ihrem zuständigen Facebook-Konto an. Ihr Facebook-Passwort geben Sie ausschließlich bei Facebook ein.
  4. Bestätigen Sie die benötigten Zugriffe auf die gewünschte Hotel-Seite und die Nachrichtenkonten. Ohne diese Rechte kann StaySend keine Gastnachrichten empfangen oder beantworten.
  5. Wählen Sie nach der Rückkehr zu StaySend die Facebook-Seite des Hotels aus. Prüfen Sie auch das angezeigte verbundene Instagram-Konto.
  6. Klicken Sie auf „Diese Konten verbinden“. Prüfen Sie anschließend den Status „Verbunden“ und die beiden Kontonamen.
  7. Aktivieren Sie unter Facebook und Instagram jeweils „Nachrichten empfangen“ und „Antworten senden“, soweit Sie den Kanal verwenden möchten. Klicken Sie auf „Kanaleinstellungen speichern“. Die Automatik-Schalter bleiben zunächst aus.
  8. Prüfen Sie mit einem berechtigten Testkonto eine neue Nachricht in „Nachrichten“ und antworten Sie manuell. Prüfen Sie Facebook und Instagram getrennt, bevor Sie weitere Funktionen aktivieren.

Empfang und Antworten freischalten

Die fünf Schalter gelten für Facebook und Instagram getrennt. Eine gespeicherte Auswahl allein hebt eine zentrale Versand- oder Funktionssperre nicht auf; nötige Freigaben klären Sie mit StaySend.

  • Nachrichten empfangen: Neue Gastnachrichten dieses Kanals in die Inbox übernehmen.
  • Antworten senden: Manuelle Antworten aus StaySend ermöglichen, wenn die Verbindung und das Antwortfenster gültig sind.
  • Freigegebene Antworten automatisch senden: Die gemeinsame Wissensfreigabe für alle Chatkanäle verwenden. Die Automatik dieses Kanals und die zentrale Freigabe müssen zusätzlich aktiv sein.
  • Verfügbarkeit automatisch prüfen: Die gesondert freigegebene Bestandsprüfung im Gastdialog erlauben.
  • Angeforderte Angebote automatisch erstellen: Nur ausdrücklich angeforderte Angebote mit vollständigen Reisedaten, E-Mail-Adresse und Namen vorbereiten. E-Mail-Versand und Angebotsfunktion müssen zusätzlich freigeschaltet sein.
Beispiel der StaySend-Einstellungen mit verbundenen Facebook- und Instagram-Konten und fünf Schaltern je Kanal.
Synthetisches Beispiel, keine echte Meta-Verbindung: „Hotel Fixture“ und „hotel_fixture“ sind Demokonten. Im Bild ist nur der Facebook-Empfang eingeschaltet. Für manuelle Antworten aktivieren Sie Empfang und Antworten je gewünschtem Kanal und speichern Sie.

Automatik und Mitarbeiterübernahme

Aktivieren Sie automatische Antworten erst nach der fachlichen Prüfung aktueller Wissensartikel. Unter „Hotelwissen & KI“ wählen Sie dafür einmal die gemeinsame Chatfreigabe „Automatische Antworten“ für Website, WhatsApp, Facebook und Instagram. Die Empfangs-, Versand- und Automatikschalter der einzelnen Kanäle gelten zusätzlich.

Mit „Gespräch übernehmen“ in der Inbox pausieren Sie die Automatik für dieses Gespräch. Die Pause bleibt bestehen, bis ein Mitarbeiter „Automatik wieder aktivieren“ wählt. Erkennbare Mitarbeiterantworten aus Meta Business Suite pausieren die Automatik ebenfalls.

Beschwerden, persönliche Serviceaufträge, Buchungsänderungen und ungeklärte Fragen gehören zur Mitarbeiterprüfung. Eine Angebotsanfrage ist keine Marketingeinwilligung.

Antwortfenster und Nachrichtenverlauf

Antworten sind innerhalb von 24 Stunden nach der letzten neuen Gastnachricht möglich. Nach Ablauf ist der Versand gesperrt, bis der Gast erneut schreibt. StaySend zeigt die Antwortfrist und den Versandstatus in der Inbox.

StaySend beginnt mit neuen Nachrichten ab dem Verbinden. Ältere Gespräche werden beim ersten Verbinden nicht importiert. Facebook- und Instagram-Verläufe bleiben getrennt.

Wenn die Verbindung nicht startet

  • „Mit Meta verbinden“ ist deaktiviert: Wenn „Die Verbindung wird noch eingerichtet“ angezeigt wird, ist die zentrale Einrichtung noch nicht bereit. Kontaktieren Sie den StaySend-Administrator; verbinden Sie Ihre Konten erst nach dessen Freigabe.
  • Die Facebook-Seite fehlt: Prüfen Sie, ob Sie mit dem richtigen Facebook-Konto angemeldet sind, die Seite verwalten und die nötigen Zugriffe erlaubt haben. Lassen Sie fehlende Seitenrechte durch die zuständige Person ergänzen und starten Sie die Verbindung erneut.
  • Das Instagram-Konto fehlt: Prüfen Sie, ob es professionell ist und mit der ausgewählten Facebook-Seite verbunden wurde. Korrigieren Sie diese Zuordnung in Meta und verbinden Sie anschließend erneut.
  • „Erneut verbinden erforderlich“ oder keine Antworten: Verbinden Sie die Konten erneut, wenn Rechte abgelaufen oder widerrufen wurden. Prüfen Sie außerdem die gespeicherten Kanal-Schalter und das 24-Stunden-Antwortfenster. Bei anhaltenden Problemen kontaktieren Sie StaySend.
Beispiel der StaySend-Einstellungen mit dem Status Nicht verbunden und deaktivierter Schaltfläche Mit Meta verbinden.
Synthetisches Beispiel einer noch nicht bereiten Einrichtung. Die Kontonamen sind Demodaten; das Bild zeigt keinen echten Kontostatus. Die zentrale Einrichtung muss durch StaySend abgeschlossen sein, bevor Sie die Verbindung starten können.

Wenn die Automatik nicht antwortet

  • Prüfen Sie in „Facebook & Instagram“ die zentrale Freigabe neben dem jeweiligen Hotelschalter. Eine gespeicherte Auswahl auf „Ein“ reicht bei einer zentralen Sperre nicht aus. Klären Sie eine fehlende Freigabe mit StaySend.
  • Prüfen Sie unter „Hotelwissen & KI“ die betreffenden aktuellen, fachlich freigegebenen und geeigneten Wissensartikel. Unter „Gemeinsame Chatfreigabe“ muss „Automatische Antworten“ gespeichert sein. Diese einmalige Auswahl gilt für Website, WhatsApp, Facebook und Instagram; eigene Facebook- oder Instagram-Wissensregeln sind nicht nötig.
  • Nach einer manuellen Mitarbeiterantwort bleibt die Automatik für dieses Gespräch pausiert. Öffnen Sie das Gespräch in der Inbox und wählen Sie „Automatik wieder aktivieren“, wenn es wieder automatisch beantwortet werden soll.
  • Prüfen Sie das 24-Stunden-Antwortfenster nach der letzten neuen Gastnachricht. Nach seinem Ablauf ist der Versand gesperrt, bis der Gast erneut schreibt. Die übrigen Freigaben müssen weiterhin erfüllt sein.

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